A visszaélést bejelentő szabályzat

Feljelentést tehet minden olyan személy, aki munkaszerződéssel rendelkezik (vagy volt) a DAF-fel, és minden olyan személy, aki egyébként a DAF-nak végez (vagy végzett) munkát. A DAF külső érdekelt felei, például beszállítók, pályázók, üzleti partnerek stb. is benyújthatnak jelentést.

A szabályzat felhasználható a DAF-on belüli vagy általa elkövetett esetleges jogsértések vagy a (nemzetközi) törvények és rendelkezések megsértésének gyanújának bejelentésére. Példák:

• (Lehetséges) Bűncselekmények vagy a (nemzetközi) törvények és rendelkezések megsértése;
• A PACCAR magatartási kódexének, a PACCAR szabvány irányelveinek, megfelelőségi szabályainak vagy a DAF/PACCAR egyéb belső szabályzatainak megsértése; vagy
• A környezetet fenyegető veszélyek, a közegészségügyi kockázatok, a személyi biztonságot veszélyeztető kockázatok, vagy a vállalat megfelelő működését veszélyeztető kockázatok nem megfelelő intézkedések vagy mulasztások miatt.

Ha gyanítja vagy tud ezekről esetleges jogsértésekről és/vagy jogsértésekről, jelentheti a DAF rendszeres kapcsolattartójának. Ha ez a jelentési csatorna nem választható, használhatja a PACCAR Ethics Hotline-t, ahol szükség esetén névtelen bejelentést tehet. Aggályait bizalmasan megvitathatja a megfelelőségi igazgatóval a jelentés benyújtása előtt. Kapcsolatfelvétel a Megfelelőségi Irodánkon keresztül lehetséges az alábbi kapcsolatfelvételi űrlap segítségével.

Információkat, tanácsot és támogatást is kérhet a feltételezett jogsértésekkel vagy az uniós jog (helyi és európai törvények és rendeletek) megsértésével kapcsolatban a visszaélést bejelentő hatóságtól vagy más hatóságoktól (lásd a holland példákat a „Hogyan lehet bejelentést benyújtani” című részben). ország (ha van).

Ha úgy dönt, hogy követi a DAF jelentési szabályzatát, írásos vagy szóbeli jelentést nyújthat be szokásos DAF kapcsolattartójának. Ez kívánság szerint névtelenül is megtehető. Ha teljesen névtelen bejelentést szeretne benyújtani, használja a PACCAR Ethics Hotline-t. A PACCAR Ethics Hotline-ról további információk találhatók a PACCAR Ethics Hotline weboldalán a GYIK alatt.

Az esetleges jogsértések gyanúja miatti feljelentést jóhiszeműen és lehetőség szerint releváns információkkal alátámasztva kell megtenni.

A DAF eljárásán keresztül történő bejelentés helyett közvetlenül az illetékes (külső) hatósághoz is tehet bejelentést jogsértések vagy az uniós jog (helyi és európai törvények és rendeletek) megsértésének gyanúja miatt. Az illetékes hatóságok a következők (országspecifikus, itt holland hatóságok):

• Fogyasztói és Piaci Hatóság (ACM);
• a holland pénzügyi piacok hatósága (AFM);
• a holland adatvédelmi hatóság (AP);
• a Holland Központi Bank (DNB);
• The Whistleblower Authority;
• Egészségügyi és Ifjúsági Felügyelőség (IGZ);
• A Holland Egészségügyi Hatóság (NZ);
• A Nukleáris Biztonsági és Sugárvédelmi Hatóság (ANVS); és
• Általános közigazgatási rendeletben vagy miniszteri rendeletben kijelölt szervezetek és igazgatási szervek, illetve ezek részei.

A DAF eljárásán keresztül történő bejelentést részesítjük előnyben, mert ez lehetővé teszi a feltételezett jogsértés vagy szabálysértés gyorsabb kezelését, és ha külső bejelentést tesznek, a DAF elszalasztja a belső vizsgálat lehetőségét.

A jelentés beérkezését követően azt továbbítják a megfelelőségi igazgatónak. A DAF-nak a jelentést bizalmasan kell kezelnie. A bejelentés kezelésében részt vevő személyek nem fedhetik fel a bejelentő vagy más érintett felek kilétét a bejelentő kifejezett írásbeli hozzájárulása nélkül, és kötelesek a bejelentéssel kapcsolatos információkat bizalmasan kezelni.

A Compliance igazgató, vagy szükség esetén az általa kijelölt személy először felméri, hogy a jelentés alapján milyen intézkedéseket kell tenni, és milyen vizsgálatot (szükség esetén) kell lefolytatni. A Compliance igazgató haladéktalanul, de legkésőbb hét napon belül visszaigazolást küld a jelentés kézhezvételéről a jelentéstevőnek. A megfelelőségi igazgató a jelentést egy erre a célra kialakított nyilvántartásban rögzíti.

A megfelelőségi igazgató gondoskodik a jelentés írásbeli dokumentálásáról, és bemutatja ezt a dokumentációt a jelentéstevőnek megerősítés és aláírás céljából. A riporter megkapja a dokumentáció egy példányát.

A megfelelőségi igazgató a jelentést követően a lehető leghamarabb vizsgálati javaslatot terjeszt az Integritási Bizottság elé, kivéve, ha:

a) A jelentés nem megalapozott, vagy

b) Előzetesen egyértelmű, hogy a jelentés nem vonatkozik jogsértésre, jogsértés gyanújára vagy (nemzetközi) törvények és rendeletek megsértésére vagy megsértésének veszélyére.

Ha az Integritási Bizottság úgy dönt, hogy nem folytat vizsgálatot, a Compliance igazgatója a jelentés benyújtását követő két héten belül értesíti a bejelentőt. Ez a döntés megalapozott.

Ha az Integritási Bizottság vizsgálat lefolytatása mellett dönt, a Compliance Igazgató erről a jelentés benyújtását követő két héten belül tájékoztatja a bejelentőt.

A Compliance Igazgató a jelentést követő vizsgálat céljából jogosult minden releváns belső dokumentumot bekérni, és meghallgatni minden érintett felet, amelyet szükségesnek tart az Integritási Bizottságnak adott tanácsának megfogalmazásához.

Ha olyan információkat közölnek, amelyeknek bizalmas jellegük miatt bizalmasnak kell maradniuk, azt jelenteni kell a megfelelőségi igazgatónak. A megfelelőségi igazgató szakértőket bízhat meg a szükséges információk megszerzésével.

Az ezzel kapcsolatos költségeket a megbízás előtt jóváhagyásra benyújtják az Integritási Bizottsághoz.

A jelentés kézhezvételét követően a megfelelőségi igazgató a lehető legrövidebb időn belül dokumentálja megállapításait az Integritási Bizottságnak címzett tanácsadó jelentésben. A tanácsadó jelentés leírja a jelentés érvényességét, és ajánlásokat is tartalmazhat.

Az ajánlásokat tartalmazó tanácsi jelentést szükség esetén a bejelentő védelme érdekében anonimizált formában, a megfelelőségi igazgatónak átadott információk bizalmas jellegének megfelelően az Integritási Bizottság rendelkezésére bocsátják.

A Compliance igazgató vagy a menedzsment tagja a jelentés kézhezvételétől számított legfeljebb három hónapon belül írásban tájékoztatja a bejelentőt és a jelentésben érintett személyt az Integritási Bizottság jelentéssel kapcsolatos érdemi álláspontjáról. Kivételes esetekben ez az időtartam meghosszabbítható. A Compliance igazgató ezt indokolással együtt írásban jelenti a bejelentőnek.

Azok a riporterek, akik jóhiszeműen tesznek bejelentést a jelen szabályzat hatálya alá tartozó jogsértésekről, nem kapnak megfélemlítést vagy hátrányos helyzetet (a megtorlás tilalmára vonatkozó politika), és nem érnek semmilyen más negatív következményt aggodalmaik kifejezése miatt.

Ez a megtorlás tilalma mindenkire vonatkozik, aki segíti a riportert és/vagy bármely más érintett harmadik felet. A megtorlás magában foglalja, de nem kizárólagosan:

• A riporter megfélemlítése, figyelmen kívül hagyása és kirekesztése;
• A riporter teljesítményével kapcsolatos megalapozatlan vagy aránytalan vádaskodás;
• Valós nyomozási, felszólalási, munkahelyi és/vagy kapcsolattartási tilalom kiszabása a riporterre vagy a riporter munkatársaira, bármilyen formában vagy megfogalmazásban;
• A riporter megfélemlítése bizonyos intézkedésekkel vagy viselkedéssel való fenyegetéssel, ha a bejelentést folytatják.
  
  

A DAF nem tűri a megfélemlítés vagy megtorlás semmilyen formáját, és szükség esetén fegyelmi intézkedéseket foganatosít az érintett kollégákkal vagy vezetőkkel szemben. A megtorlás tilalmára vonatkozó politika nem vonatkozik személyes panaszokra, politikai döntések bírálatára vagy lelkiismereti kifogásokra. A megtorlás tilalma akkor sem érvényes, ha a bejelentő személyes haszonszerzés céljából cselekszik, vagy hamis vádakat fogalmaz meg, amelyeket tudatosan, nem megfelelő indokkal vagy rosszindulatú szándékkal állítottak fel.

Ha egy riporter úgy véli, hogy megbüntetik azért, mert az állítólagos jogsértések bejelentője, vagy mert részt vesz a bejelentést követő vizsgálatban, azt javasoljuk, hogy azonnal jelentse ezt a megfelelőségi igazgatónak, hogy a DAF meg tudja tenni a megfelelő intézkedéseket.

Ha kiderül, hogy a bejelentő személyesen érintett az állítólagos jogsértésekben, a feljelentés nem mentesíti a bejelentőt a DAF esetleges intézkedései, illetve a polgári, büntetőjogi vagy jogi felelősség alól. A DAF azonban mindig figyelembe veszi azt a tényt, hogy a riporter önként és jóhiszeműen jelentette be jogsértés gyanúját a jelen szabályzatnak megfelelően. A DAF a vizsgálatok során betartja a vonatkozó adatvédelmi és adatvédelmi törvényeket és követelményeket, az adatvédelmi nyilatkozatában foglaltak szerint.