
Reagálási terv bejelentése
Mi történik, ha bejelenti, hogy a DAF megsérti a törvényeket vagy rendelkezéseket, a PACCAR magatartási kódexét vagy más PACCAR irányelveket? A választerv ötlépéses megközelítést követ:
-
1. Bejelentés nyugta
Ha (gyanús) szabálysértést jelent be, visszaigazolást kap az átvételről. Összefoglaló és kezelési javaslatot küld az Integritási Bizottságnak az Igazgató Compliance.
-
2. Kezdeti értékelés
Ez általában a jelentés kézhezvételétől számított két héten belül megtörténik. Az Feddhetetlenségi Bizottság értékeli az esetet, és dönt az elbocsátásról vagy a vizsgálatról. Erről a döntésről tájékoztatják a riportert. Ha úgy döntenek, hogy az ügyet kivizsgálják, az ügyet nyomozóra bízzák. A vizsgáló elvégzi a jelentés hitelességének, kontextusának és (potenciális) komolyságának kezdeti értékelését.
-
3. A vizsgálat megtervezése
Ha szükségesnek ítélik a vizsgálatot, az Integritási Bizottság vizsgálati csoportot hoz létre. A kivizsgálás mindig szükséges, ha a jelentés:
- az FCPA vagy más vonatkozó korrupcióellenes törvény állítólagos megsértését tartalmazza;
- a trösztellenes törvények állítólagos megsértését tartalmazza;
- bevonja a PACCAR EU felső vezetését; és/vagy
- egyébként jelentős vagy jelentős hatást gyakorolhatna a DAF/PACCAR (a továbbiakban: Vállalat) hírnevére.
A nyomozócsoportnak függetlennek kell lennie, és ezért nem tartalmazhatja a gyanúsított vagy a bejelentő közvetlen munkatársát, beosztottját vagy felettesét.
A nyomozócsoport előzetes tájékoztatást ad az Feddhetetlenségi Bizottságnak a nyomozás tervezéséről. A nyomozócsoport elsődleges feladata a jelentéssel kapcsolatos információk és dokumentáció összegyűjtése (tényfeltárás). A feddhetetlenségi bizottságnak kell véleményt alkotnia arról, hogy a feltételezett jogsértés megtörtént-e.
A nyomozócsoport felállítását követően a vizsgálat célját és terjedelmét a vizsgálati tervben, ideális esetben egy héten belül meg kell határozni. Ezen a ponton, és miután felmérte a jelentés hitelességét és kontextusát, a vizsgálati csoport azt tanácsolhatja az Integritási Bizottságnak, hogy utasítsa el a jelentést (például azért, mert kevés vagy semmilyen bizonyíték nem támasztja alá az állítólagos jogsértést). Ebben az esetben a nyomozócsoport dokumentálja és archiválja ezt a tanácsot. Az Feddhetetlenségi Bizottság döntését a riporterhez intézett közleményben megindokolja. -
4. A vizsgálat lefolytatása
A vizsgálat megtervezése után a lehető leghamarabb a következő lépéseket kell végrehajtani:
- Bizonyítékok biztosítása
- Interjúk készítése
- Elemzések elvégzése és ellenőrzése
- Köztes állapotjelentés az Integritási Bizottságnak
A vizsgálatot a bejelentés kézhezvételétől számított 2 hónapon belül kell elvégezni. Különleges körülmények között az Integritási Bizottság meghosszabbíthatja a vizsgálati időszakot, amelyről tájékoztatni kell a jelentéstevőt. -
5. Zárójelentés és tanulságok
A megállapításokat és megfigyeléseket megfelelően dokumentálni kell. A vizsgálati csoportnak pedig zárójelentést kell benyújtania az integritási bizottságnak. Az Feddhetetlenségi Bizottságnak a zárójelentés terjesztését és bemutatását csak az arra feljogosított személyzetre kell korlátoznia, szükség szerint.
A megállapítások összefoglalóját vagy a végeredményt az Integritási Bizottság átadja a jelentéstevőnek.
A vizsgálat megállapításaitól függően az Integritási Bizottság tanácsot ad az illetékes közvetlen vezetésnek a Compliance-hoz kapcsolódó feltételezett jogsértés vagy bármilyen más típusú feltételezett kötelességszegés esetén a megfelelő lépésekről, mint például, de nem kizárólagosan:
én. A jelentés elfogadhatatlannak nyilvánítása / további intézkedések megtétele.
ii. Fegyelmi intézkedések meghozatala, például írásbeli figyelmeztetés, kötelező képzés, felfüggesztés, fizetéscsökkentés, lefokozás vagy munkaviszony megszüntetése az érintett munkavállaló(k) tekintetében.
Minden ilyen fegyelmi intézkedés megfelelően tükrözi a kötelességszegés súlyosságát.
iii. További intézkedések kidolgozása, például képzés, a belső ellenőrzések megerősítése, további irányelvek kidolgozása vagy egyéb intézkedések, amelyek célja az integritás és a megfelelés kultúrájának előmozdítása.